Comment une équipe de construction et de gestion de contrats peut-elle maîtriser les coûts d’un projet ?
La gestion d’un projet de construction implique bien plus que de terminer les travaux dans les délais prévus. Les chefs de projet, les ingénieurs, les entrepreneurs et les sous-traitants doivent également surveiller attentivement la manière dont les dépenses sont engagées tout au long du projet.
Prenons l’exemple d’une entreprise de construction travaillant sur un projet de bâtiment commercial. Les travaux impliquent plusieurs ingénieurs, ouvriers de chantier, entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs de matériaux et autres équipes. Avec autant d’activités réalisées simultanément, il peut devenir difficile de garder les coûts du projet bien organisés.
Le défi du suivi des coûts d’un projet
Au début du projet, l’équipe dispose d’un budget estimatif pour les matériaux, la main-d’œuvre, les équipements, les travaux des sous-traitants et les autres dépenses.
Cependant, la situation réelle peut évoluer rapidement.
Le prix des matériaux peut augmenter, des travaux supplémentaires peuvent être nécessaires, un sous-traitant peut présenter une facture plus élevée que prévu ou de la main-d’œuvre supplémentaire peut être nécessaire sur le chantier. Lorsque ces coûts sont enregistrés séparément, les ingénieurs et les chefs de projet peuvent avoir des difficultés à comparer le plan initial avec la situation réelle.
Cela peut rendre plus difficile la réponse à des questions simples telles que :
Combien a déjà été dépensé pour ce projet ?
Quelle partie du projet coûte plus cher que prévu ?
Combien a été dépensé en matériaux et en main-d’œuvre ?
Les coûts des sous-traitants restent-ils dans le montant prévu ?
Planifier les coûts avant le début des travaux
Pour ce projet de construction, l’équipe commence par définir les coûts prévus pour le projet.
Les matériaux sont enregistrés en fonction des besoins du projet. Les coûts de main-d’œuvre sont pris en compte selon les travaux réalisés par l’équipe sur le chantier. Les coûts liés aux sous-traitants, aux équipements et aux autres activités du projet sont également pris en compte.
Au fur et à mesure de l’avancement du projet, l’équipe peut comparer ces coûts prévisionnels avec les dépenses réelles enregistrées.
Par exemple, un ingénieur peut initialement estimer un certain montant pour les matériaux de construction. Par la suite, l’équipe des achats enregistre les dépenses réelles liées aux matériaux. Le chef de projet peut alors voir la différence entre le coût prévu et le coût réel, sans attendre la fin du projet.
Cela permet à l’équipe d’avoir une vision plus claire de la situation financière du projet pendant que les travaux sont encore en cours.
Tenir les ingénieurs et les chefs de projet informés
Les ingénieurs et les superviseurs de chantier sont étroitement impliqués dans les travaux quotidiens. Ils sont donc souvent les premiers à comprendre les changements dans les besoins du projet.
Une exigence qui semble mineure sur le chantier peut parfois entraîner des coûts supplémentaires. Des matériaux supplémentaires peuvent être nécessaires, une activité particulière peut prendre plus de temps que prévu ou un sous-traitant peut devoir effectuer des travaux supplémentaires.
Lorsque les coûts du projet sont correctement liés aux travaux réalisés, les ingénieurs et les chefs de projet peuvent mieux comprendre l’impact de ces changements sur le budget global.
Cela rend également les échanges entre l’équipe de chantier, l’équipe des achats, les entrepreneurs et la direction plus constructifs, car chacun peut travailler avec les mêmes informations sur les coûts.
Gérer les besoins en matériaux
Les matériaux constituent l’un des éléments les plus importants de tout projet de construction. Du ciment, de l’acier, des composants électriques, des matériaux de plomberie, des outils et d’autres fournitures peuvent être nécessaires à différentes étapes des travaux.
Au lieu d’acheter des matériaux sans suivre un processus clair de demande interne, l’équipe de chantier peut d’abord communiquer ses besoins. Par exemple, un ingénieur peut créer une demande d’achat de matériaux pour les articles nécessaires à une étape précise du projet.
La demande peut ensuite suivre le processus d’approbation et d’achat de l’organisation. Cela permet d’avoir une meilleure visibilité sur la raison de la demande de matériel et sur la manière dont l’achat est lié au projet en cours.
Comprendre les coûts des sous-traitants
Les sous-traitants interviennent couramment dans les projets de construction pour des travaux tels que l’électricité, la plomberie, les revêtements de sol, la peinture, les travaux de structure et autres travaux spécialisés.
Leurs coûts peuvent représenter une part importante des dépenses globales du projet. Si les coûts des sous-traitants ne sont pas suivis en parallèle des autres dépenses du projet, il peut devenir difficile de déterminer si le projet respecte le budget prévu.
En intégrant les dépenses liées aux sous-traitants dans le suivi global des coûts du projet, les chefs de projet peuvent mieux comprendre quelle part du budget a déjà été engagée ou dépensée.
Prendre de meilleures décisions pendant le projet
Le principal avantage d’un suivi organisé des coûts est qu’il fournit à l’équipe du projet les informations nécessaires alors qu’il est encore possible d’agir.
Si un projet dépasse déjà le budget prévu à l’approche de sa finalisation, il peut être très difficile d’apporter des changements. En revanche, lorsque les écarts sont identifiés pendant les travaux de construction, les responsables et les ingénieurs peuvent analyser la situation plus tôt.
Ils peuvent examiner la consommation de matériaux, les dépenses de main-d’œuvre, les coûts des sous-traitants ou d’autres besoins liés au projet, afin de déterminer si la dépense supplémentaire est nécessaire ou si les travaux peuvent être gérés différemment.
Relier les demandes de matériaux aux coûts du projet
Un processus structuré de demande d’achat de matériaux peut également faciliter cette approche en offrant aux équipes de construction un moyen plus clair de communiquer et de gérer leurs besoins en matériaux.
Lorsque les demandes de matériaux sont créées dans le cadre du processus du projet, l’équipe des achats comprend mieux les besoins du chantier, tandis que les chefs de projet peuvent avoir une meilleure visibilité sur les dépenses liées aux matériaux.
Cela devient particulièrement utile pour les projets sur lesquels plusieurs ingénieurs, entrepreneurs, sous-traitants et équipes de chantier travaillent ensemble et où les besoins en matériaux évoluent tout au long du projet.
Conclusion
Les projets de construction impliquent de nombreuses personnes, activités et dépenses, ce qui peut rapidement rendre la gestion des coûts complexe. Une vision claire des coûts prévisionnels et réels aide les chefs de projet, les ingénieurs, les entrepreneurs et les sous-traitants à comprendre l’évolution financière du projet.
Plutôt que d’attendre la fin du projet pour analyser les dépenses, le suivi des coûts tout au long du processus de construction permet aux équipes d’identifier plus tôt les écarts et de prendre des décisions mieux éclairées.
En fin de compte, une gestion efficace des coûts d’un projet ne consiste pas simplement à réduire les dépenses. Il s’agit de comprendre où va l’argent et de maintenir la gestion financière du projet en adéquation avec les travaux réalisés.
Un projet de construction bien géré ne repose pas uniquement sur les matériaux et la main-d’œuvre, mais aussi sur une compréhension claire de ses coûts.
Lorsque les coûts d’un projet sont clairement visibles, les équipes de construction peuvent prendre de meilleures décisions avant que de petits écarts ne deviennent de plus gros problèmes.